Het Sociale Innovatie Groeimodel (2): Slimmer werken

Slimmer werken in het MKB

Laten we vooraf beginnen met het maken van excuses aan mensen die een bredere definitie hanteren van het begrip slimmer werken. Voor het sociale innovatie groeimodel waar wij het in dit blog over hebben, nemen we echter een engere definitie van het begrip slimmer werken aan.

In ons model gaat Slimmer werken vooral over het werk fijner, makkelijker, goedkoper, sneller, leuker maken. En dit heeft vooral impact op degene die het doet: op individueel niveau. Voor het gemak beginnen we met een lijstje van methodes die daar bijvoorbeeld onder vallen.

• Zelfroosteren
• Lifehacking
• GTD
• Slimmer ondernemen

Als je goed naar de bovenstaande methodes kijkt dan kun je er een schematische indeling uithalen. Het gaat namelijk met name om hoe je enerzijds door handige truukjes je werk slimmer kunt doen en anderzijds hoe je door het inzetten van technologie je organisatie slimmer kan inrichten waardoor je meer op je eigen tijd en je eigen plek je werk kunt doen. Dit helpt bijvoorbeeld om zorg en werken beter te combineren.

Pak de winst

Laten we hier heel helder over zijn, met de bovenstaande methodes is er in veel gevallen nog een behoorlijke winst te halen. Winst is er bijvoorbeeld te behalen, zowel in termen van harde pecunia, als in termen van arbeidsproductiviteit. Niet iets om achteloos over heen te stappen dus.

Zelfroosteren

Als mensen meer te zeggen hebben over hun rooster of werktijden, gaat het vaak beter in een bedrijf. Individueel roosteren leidt tot kostenbesparing bij werkgevers door efficiëntere werkplanning, bijvoorbeeld door de planning mee te laten ‘ademen’ met het aanbod aan werk. Daarnaast leidt meer invloed van werknemers op hun werktijden tot een betere combinatie werk-privé. De vraag naar arbeid vanuit de bedrijven en het aanbod van arbeid door werknemers vindt plaats in een dynamische, complexe en diverse wereld die continu in verandering is. Zowel werkgevers als werknemers moeten daarom beschikken over voldoende aanpassingsvermogen. Daar ligt de kracht van individueel roosteren. De optelsom van individuele wensen en verlangens van werknemers wordt bij individueel roosteren in contact gebracht met de behoefte aan arbeidscapaciteit van de werkgever. Vraag en aanbod worden vervolgens op elkaar afgestemd, rekening houdend met de belangen van beide partijen. Dat vraagt van beide partijen ook de bereidheid tot het sluiten van compromissen. Om gezamenlijk een betere balans te bereiken, zullen zowel werkgever als werknemers soms een nadeel moeten accepteren.

Lifehacking

Lifehacking gaat over slimmer werken en slimmer leven en gaat over het snijvlak van kennismanagement, persoonlijke ontwikkeling, time-management en Web2.0. Alles met een Do It Yourself mindset. Een voorbeeld van een typische lifehacking tool is evernote.

Evernote

Informatie opslaan op elk device, in elke omgeving, online of offline, met volledige zoekfunctionaliteit. Dat is Evernote.Hoe vaak gebeurt het niet dat je je iets bedenkt, iets ziet, iets hoort of iets leest wat je niet direct wilt ‘verwerken’ maar wilt opslaan voor een ander moment? Vaak gaat dat soort informatie verloren door de selectiviteit van het kortetermijn geheugen. Evernote biedt hiervoor een oplossing. Het is een systeem waar je dit soort zaken kunt ‘parkeren’.

Evernote werkt als volgt: Je ziet iets wat je wilt onthouden. Je selecteert het (webpagina), spreekt het in (idee) of neemt een foto ervan (artikel/document etc)

Nu stuur je het naar Evernote. Dit kan via e-mail, bijvoorbeeld via je mobiele telefoon met camera (je krijgt een apart e-mail adres) of via je browser. Evernote heeft een heel handige ‘bookmarklet’ die een popup genereert om te vragen in welke ‘map’ je het geselecteerde stukje tekst wilt opslaan.

Uiteraard heeft Evernote ook clients (er zijn programma’s beschikbaar voor Windows, Mac, Windows Mobile en iPhone. Java versie is in ontwikkeling) waarin je direct je note kwijt kunt. Als laatste kan je ook nog direct via de web interface je note opslaan. Synchroniseer met de Evernote server zodat je nieuwe stukje informatie zowel op je lokale client als via de web-interface beschikaar is.

In mijn dagelijkse praktijk gebruik ik Evernote veel om voor mij interessante informatie op te slaan. Later is deze heel makkelijk terug te vinden via de app. Zo kan ik bij ondernemers snel voorbeelden laten zien van voor hun interessante informatie.

GTD

Getting Things Done, in het algemeen afgekort tot GTD, is een actiegebaseerde managementmethode, en de titel van een boek door David Allen. GTD is gebaseerd op het principe dat een persoon door zijn taken vast te leggen niet over zijn taken hoeft na te blijven denken. Op die manier wordt het hoofd vrijgemaakt van het moeten herinneren van alle taken en kan men zich concentreren op het daadwerkelijke uitvoeren van de taken.

Het gaat te ver om hier de hele methodiek uit te leggen maar de professionals die er mee werken zijn zonder uitzondering enthousiast ook gebruiken ze soms maar een fractie van de mogelijkheden die er zijn. Voor mij zijn de simpele vragen die aan GTD ten grondslag liggen; wat is dit, wil ik er op korte termijn iets mee doen en wat is mijn gewenste uitkomst, al een grote uitkomst gebleken.

Slimmer ondernemen

Een mooi voorbeeld van Slimmer werken in het MKB is een klein bureau in de zakelijke dienstverlening, die werkte met meerdere parttimers en wilde groeien. De ondernemer besloot om in plaats van meer werkplekken te creëren door ruimte bij te huren, om te investeren in flexibele werkplekken en goede digitale verbindingen met de thuiswerkplek. Zo kon hij groeien van 6 naar 8 medewerkers en bespaarde jaarlijkse kosten van ongeveer €50.000 door een eenmalige investering van €20.000.

Raakvlakken met impactniveau 2

Impactniveau 1 heeft dus te maken met slimmer werken door handige truukjes om je werk slimmer te doen en het anders inrichten van je organisatie door bijvoorbeeld technologie voor je te laten werken. Zeker met het voorbeeld zelfroosteren wat een individueel voordeel biedt, zijn ook raakvlakken met de organisatie als geheel. En dus ook met puzzelstukje 2, organisatorische innovatie. Door de puzzelstukjes goed op elkaar aan te sluiten realiseer je nog meer voordeel en impact. In het volgende blog gaan we door op impactniveau 2, organisatorische innovatie.