Samenwerken: 5 frustraties ombouwen naar een effectief team met PRET

PRET staat voor Positief, Respect, Enthousiasme en Teamwork. En zoals Pascal Bos van Jazo dan zegt: met PRET krijg je dubbele PRET: Prestatie, Resultaat, Energie en Tevredenheid.

De vijf frustraties van teamwork

Samenwerken met anderen is misschien wel een van de grootste uitdagingen in ons (werkzame) leven. Ik heb zelf al in vele verschillende teams samengewerkt. Sommige gingen redelijk, veel gingen soms goed, dan weer minder. Slechts één keer was het echt continu stimulerend, respectvol en positief. Daar lagen de uitdagingen altijd in het project, en niet in het team. In intervisie met medewerkers uit verschillende bedrijven is het vaak een onderwerp van gesprek. Eén van hen kwam laatst met de 5 frustraties van teamwork van Lencioni, omdat hij dat zo herkenbaar vond in zijn werksituatie. Een kapstok om te kijken waar de beweging stagneert in een samenwerking.

De 5 frustraties zijn:

1. Afwezigheid van vertrouwen
2. Angst voor conflicten
3. Gebrek aan betrokkenheid
4. Verantwoordelijkheid vermijden
5. Te weinig aandacht voor resultaten

Lencioni laat ook zien dat deze frustraties gestapeld zijn als in een piramide. Als de eerste frustratie niet wordt opgelost, weet je eigenlijk zeker dat de andere 4 er ook zeker zullen zijn. Begin dus bij de basis, de bedding en bouw van daaruit aan een stevige piramide.

Wat mij betreft herkenbaar, voor mij zelf en in de gesprekken met anderen. De kunst is om deze frustraties, die een verlies aan energie zijn, om te buigen naar gerichte energie die bijdraagt aan het team en haar missie en doelen. Ik denk zelf graag in oplossingsrichtingen in plaats van in frustraties.

 

Menselijke maat is de basis

Weer bouwen aan vertrouwen begint bij het afleggen van alle rollen en functies en elkaar weer aan kijken als gewone mensen. We zijn daarin gelijkwaardig en hebben dezelfde soort angsten en behoeftes. Als we die naar elkaar mogen uitspreken en met wederzijds begrip kunnen verwelkom, ontstaat vertrouwen. Dan toont zich de kracht van kwetsbaarheid. Fouten mag je maken, als de intentie nog steeds klopt. Door vervolgens dromen en passies met elkaar te delen, ontstaat ook de positieve energie om een team en vertrouwen op te bouwen.

Kernhouding: jij bent oké, ik ben oké.

Kernvraag: wie ben jij en wat beweegt jou?

 

Leve de diversiteit

De kracht van het team is diversiteit. Diversiteit is prachtig, maar soms ook echt lastig. Als we de diversiteit even niet begrijpen of verkeerd opvatten praten we over conflicten. Het helpt om het woord conflict los te laten en te vervangen voor meer neutrale woorden als: verschil in inzicht, ander perspectief of eigen kijk. Dit geeft de ruimte om te praten over deze belangenverschillen, verschillen in inzicht en daar ook aan te werken. Wat is jouw belang? En wat de mijne? Wat zijn jouw inzichten en waarop baseer je die? En wat zijn mijn inzichten? En waar zit onze gemeenschappelijkheid.

Dit vraagt een samenspel tussen ‘zaken niet persoonlijk nemen’ en leren feedback geven op gedrag. In intervisiesessies die ik doe, krijg ik regelmatig terug dat de betreffende persoon collega’s geen feedback geeft, omdat hij/zij bang is de ander te kwetsen. Goede feedbackvaardigheden die oordeelsvrij zijn, zijn dus essentieel. Daarbij werken methodieken als dialoog en socratische besluitvorming goed. Als iedereen de ruimte voelt om zijn zegje te doen en er zijn geen overwegende bezwaren, gaan ook de volgende stappen makkelijker.

 

Kernhouding: nieuwsgierigheid

Kernvraag: wat zie, hoor, voel en denk jij?

 

Betrokkenheid vanuit talenten

Iemand betrekken bij een doel of activiteit in het team begint bij de ander zien en erkennen voor zijn toegevoegde waarde. Daarvoor zijn de eerste twee stappen. Ken je elkaars talenten en kunnen jullie onderhandelen over hoe deze het beste kunnen worden ingezet voor het geheel? En voelt de ander de vrijheid om zelf te kiezen waar hij/zij voelt dat het makkelijk afgaat en de energie stroomt, waar zijn hart sneller van gaat kloppen? Of terwijl, krijgt de ander de ruimte om zichzelf te betrekken in het team? Wie zijn er buitengesloten en hoe komt dat? Zit het in niet weten wat te doen, in niet kunnen of in niet willen? En pas op dat je hierin geen conclusies trekt voor de ander. Vraag het aan elkaar en help elkaar om dit scherp te krijgen. Dat kost namelijk tijd en ervaringsleren (ervaren en achteraf reflecteren om het scherp te krijgen).

Helderheid over rolverdeling in het team, waarbij de rollen passen bij de talenten en passies van de mensen vergroot de betrokkenheid.

Kernhouding: ik zie je.

Kernvraag: waar zit voor jou de energie?

 

Eigenaarschap creëren

Betrokkenheid en helderheid zijn mooi, maar leiden nog niet per definitie tot het oppakken en afmaken van acties en afspraken. We hebben behoefte aan eigenaarschap, waardoor we voortbouwen aan vertrouwen, diversiteit en betrokkenheid. Hiervoor zijn een aantal zaken handig: commitment – iemand expliciet laten uitspreken dat hij/zij iets gaat oppakken en terugkoppelmomenten – momenten in de tijd waarin een ieder rapporteert wat er is gebeurd en hoe hij/zij verder gaat, of hulp nodig heeft. Deze gaat samen met de spelregel: je komt je afspraak na en als dat niet lukt, rapporteer je dat proactief naar de groep, met reden en een hernieuwd voorstel voor een afspraak. Het kan zijn dat je een afspraak niet na kunt komen, omdat er andere zaken tussendoor zijn gekomen die meer prioriteit hebben. Dan meld je dat zelf aan de groep en doet een voorstel hoe het met het eigenaarschap van die afspraak verder moet: heb je geregeld dat iemand anders het overpakt? Heb je een verzoek of iemand dat kan en wil? Of heb je een voorstel om dit issue op een andere manier aan te vliegen of op te lossen? Ook hier komen weer communicatieskills om de hoek. Want uiteraard gaat dit regelmatig mis (fouten maken mag). Het is dan de kunst om elkaar te bevragen naar het waarom en nieuwsgierig te zijn naar wat de ander nodig heeft om eigenaarschap te tonen, in plaats van te beschuldigen.

Kernhouding: jij doet je best, ik doe mijn best.

Kernvraag: wat heb je nodig?

 

Missie de baas

Boven aan de piramide in het puntje, staat het puntje op de horizon. De missie en de doelen die het team verbinden in resultaten. De missie overstijgt individuele status en ego en biedt perspectief. De missie geeft energie en is daarmee de drijvende kracht om door te gaan, vol te houden en samen successen te vieren. De missie geeft ook antwoorden als er verschillen zijn van inzichten. Durf daarin ook te experimenteren, en regelmatig bij te stellen als de ervaringen anders zijn dan verwacht. De route naar de missie is allang geen lineair proces meer van stappen die we vooruit kunnen plannen. We zien een stukje van de route en gaan samen op weg naar het volgende station, maar hoe we precies op de eindbestemming komen is nu niet te overzien. Dat is niet erg, mits we regelmatig tijd nemen om even afstand te nemen, te evalueren en bij te stellen.

Kernhouding: Klein is het nieuwe groot (kleine stappen met een grote ambitie)

Kernvraag: zitten we nog op de juiste koers? Of moeten we bijschakelen?

 

En vervang nu het woord werken eens door leven…
Zo ontstaat ook een PRETtige samenleving.